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Organiser un tournoi amical en 9 étapes

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Organiser un tournoi amical en 9 étapes

Organiser un tournoi amical est l’une des animations les plus fréquentes dans un club. Bien que certaines personnes ne voient que par le tournoi homologué, organiser un tournoi amical demande une certaine organisation mais vous permettra d’une part d’en organiser plusieurs, d’une autre part de cibler une population différente !

Dans cet article, vous allez découvrir les 9 étapes pour organiser un tournoi amical qui se déroule dans la bonne ambiance tout en mettant en place une organisation professionnelle.

9 Étapes pour organiser un tournoi amical de Padel

  • Étape 1 : Choisissez une date, et un horaire propice pour faire venir du monde chez vous !
  • Étape 2 : Déterminez le format de votre tournoi amical
  • Étape 3 : Trouvez un partenaire pour sponsoriser votre tournoi amical
  • Étape 4 : Fixez le prix de votre tournoi
  • Étape 5 : Communiquez efficacement
  • Étape 6 : L’accueil idéal pour votre tournoi amical
  • Étape 7 : Le jour J
  • Étape 8 : La remise des prix parfaite pour un tournoi amical
  • Étape 9 : La communication post tournoi
Comment organiser un tournoi amical de Padel, de Tennis ou de Squash

Comment choisir une date et un horaire pour organiser un tournoi amical ?

Il ne s’agit pas de se dire « allez hop, j’ai envie d’organiser un tournoi amical ce samedi, j’envoie 3 SMS, et le tour est joué »… C’est un peu plus compliqué que cela quand on veut réussir son événement sportif.

Choisissez une date éloignée pour que vos futurs participants aient le temps de s’organiser.

Il faut qu’ils puissent bloquer leur weekend, faire garder leurs enfants, ou faire de votre tournoi une priorité et ainsi annuler toute proposition ce jour-là et les jours à venir !

Mais vous devrez choisir une date qui arrive vite afin de presser un petit peu vos futurs participants, selon quoi, ils se diront : « j’ai le temps de m’inscrire, je ne suis pas pressé… ».

Choisissez un horaire qui vous permettra de réunir un maximum de joueurs et joueuses !

Si vous organisez un tournoi le mardi à 14h, comprenez bien que ce sera un très compliqué pour organiser un tournoi amical car vous n’aurez pas grand monde.

En revanche, sur des horaires plus simples comme par exemple le soir à 19h, ou le Samedi matin, vos chances seront plus grandes… Cependant, il n’y a pas de vérité, chaque club vit différemment et possède sa propre clientèle.

Créez un petit sondage auprès de vos clients et demandez leurs disponibilités pour participer à un tournoi amical.

Vous pouvez parfaitement créer un soudage avec Google et placer le lien dans un email que vous enverrez à tous vos joueurs.

Comment déterminer le format de votre tournoi amical de Padel ?

Lorsqu’on organise un tournoi, il faut savoir quel type de tournoi vous souhaitez organiser… Est-ce que vos joueurs souhaitent faire des parties pour rencontrer du monde, est-ce qu’ils souhaitent jouer uniquement pour gagner ?

C’est important de bien considérer la chose pour que tous les participants soient satisfaits.

Il existe plusieurs formats lorsque vous souhaitez organiser un tournoi amical :

Le tournoi Montée/Descente.

Chaque participant démarre sur un terrain, puis toutes les 15 minutes, le match s’arrête. Les vainqueurs montent d’un terrain, les pendants descendent…

Le tournoi Multi-Chances

Organisez un tableau en ligne. Tous les perdants sont requalifiés dans un autre tableau de façon à ce que toutes les places se jouent.

Le tournoi Américano

Tous les participants doivent faire équipe ensemble. Cela peut représenter un grand nombre de matchs mais avec un peu d’organisation, libre à vous de fixer des limites.

La Liga

Sur une durée de 2 mois, la Liga est une sorte de tournoi interne qui nécessite plus d’organisation mais qui a beaucoup d’avantages. Créez des poules de niveau, laissez les joueurs s’affronter sur des matchs classiques et organisez un gros week-end de phases finales !

Inspirez-vous du Tennis Squash Padel club du Mas, à Perpignan, qui rassemble plus de 120 équipes de Padel tous les 2 mois et qui organise pendant week-end une fête fantastiques rassemblant plus de 200 personnes.

Pour la gestion d’une liga, Gestion Sports possède un module de création de poules et de tableaux qui vous permettra de tout organiser automatiquement. Les résultats apparaissent sur l’application de votre club et les joueurs adorent ça ! Demandez une démonstration 😉

Il en existe d’autres

A la fin, il y a les plus forts en haut, et les plus faibles en bas… Vous devez proposer un tournoi amical sympa où les gens peuvent se rencontrer et surtout échanger des numéros de téléphone à la fin de l’animation.

Chaque format ne peut pas plaire à tout le monde. Soit le format de jeu est trop court, soit le fait de changer d’adversaires trop souvent n’est pas agréable, etc…

Comment trouver un partenaire pour organiser un tournoi

Comment trouvez des partenaires pour sponsoriser votre tournoi amical ?

C’est très certainement l’étape que tous les clubs oublient de faire. Tout simplement parce que lorsqu’on pense à partenaire, on pense à « argent »…

Mais ici, nous sommes en train d’organiser un tournoi amical. Vous n’avez pas besoin d’argent. Ce n’est pas le but de votre animation…

Votre objectif : réunir vos membres, faire jouer vos clients, les aider à faire de nouvelles rencontres…

Comment solliciter un partenaire pour un tournoi amical ?

  • Vous pouvez lui demander de fournir des lots floqués avec le logo de son entreprise.
  • Vous pouvez lui demander de fournir une réduction aux services qu’il offre pour les vainqueurs du tournoi ou pour tous les participants…
  • Vous pouvez nommer votre tournoi amical avec le nom de votre partenaire pour lui faire plaisir.

Comment fixez le prix de votre tournoi amical

Organiser un tournoi amical ne va pas vous permettre de gagner beaucoup d’argent. Généralement, vous allez organiser un tournoi amical pour réunir vos membres, faire jouer vos clients, les aider à faire de nouvelles rencontres…

A partir du moment où votre objectif est « social », fixer un tarif très raisonnable pour que vos clients ne soient pas frustrés. Entre 10 et 20 euros pour 1h30 de jeu, cela semble un tarif raisonnable. Si vous organisez un tournoi amical sur un weekend, le tarif peut être différent.

Gardez juste en tête que le prix de votre animation ne doit pas bloquer vos joueurs et que si vous organisez des tournois amicaux chaque semaine, il faut que votre tarif permette à vos joueurs d’y participer chaque semaine.

Comment communiquez pour un tournoi amical ?

Voici les étapes que vous devez impérativement mettre en place si vous souhaitez communiquer convenablement un tournoi amical dans votre club :

  • Créez une affiche grâce à un site comme CANVA.
  • Imprimez votre affiche et placez-la dans votre club.
  • Créez des flyers avec cette affiche et laissez les trainer sur le bar et sur les tables de votre club.
  • Rédigez un article sur votre blog en utilisant votre affiche.
  • Postez une publication sur la page Facebook de votre club en utilisant votre affiche.
  • Créez un événement Facebook
  • Envoyez un email à votre base de données clients et membres
  • Envoyez un sms à votre base de données clients et membres
  • Publiez sur votre application mobile votre actualité
  • Publiez les tableaux sur votre application mobile

Vous savez, ça fonctionne comme un bon film Blockbuster au cinéma… A force d’en entendre parler partout, on finit par aller le voir… 😉

Comment gérer l’accueil de votre tournoi amical ?

Il va y avoir du monde, vous allez être débordés par les demandes. C’est pour cette raison que vous devez vous organiser en amont car tout le monde va arriver en même temps, c’est-à-dire, 2 minutes avant le début de votre tournoi.

  1. Gardez le sourire et votre bonne humeur. Même si vous êtes dans le jus, vos joueurs viennent passer un agréable moment.
  2. Offrez un petit cadeau : « Salut, est-ce que ça te dérange si on fait l’inscription maintenant ? Comme ça je peux te donner le petit cadeau offert à tous les participants et on va pouvoir commencer l’animation.« 
  3. Anticipez les retardataires ou les nombres impairs…
Outil de gestion pour tournoi et championnat

Comment organiser le tournoi le jour J ?

Commencez par un briefing

Invitez vos participants sur un seul court afin de leur expliquer le déroulement de votre tournoi ainsi que les objectifs ! Le règlement rassurera certains et évitera un flux de question, les objectifs permettront à vos participants de comprendre qu’il ne s’agit pas d’une compétition mondiale mais d’un moment agréable à partager…

Prenez également la fameuse photo de groupe que vous publierez plus tard sur les réseaux sociaux.

Il serait top de prévoir un animateur/coach pour offrir quelques conseils, pour mettre un coup de sifflet si il y a des arrêts ou des changements de terrains, et également pour servir de référent tout simplement. Tout ce qui concerne le tournoi, il faut aller voir « lui » ou « elle ».

Sachez simplement que si votre tournoi amical est bien organisé, durant votre tournoi, il n’y a quasiment rien à faire. Ce temps de libre, vous pouvez l’utiliser pour prendre des photos de l’animation et préparer votre remise des prix.

Comment organiser une remise des prix pour un tournoi amical ?

Une bonne remise des prix a lieu lorsqu’elle est rapide mais respectueuse des partenaires et des joueurs.

Si vous avez trouvé des partenaires vous fournissant beaucoup de lots, organisez une petite tombola gratuitement afin que tout le monde reparte avec 2 cadeaux : le cadeau de l’inscription et le cadeau de la remise des prix.

N’oubliez pas d’informer vos participants que toutes les photos du tournoi amical seront publiées sur Facebook… (normalement, ils ont signé un droit à l’image…)

Offrez un petit quelque chose à boire à chaque participant et 2, 3 choses à grignoter pour continuer de créer le partage…C’est durant ces moments-là que vos clients échangent leurs numéros et prennent rendez-vous pour une partie…

Comment communiquer après un tournoi amical ?

Il ne vous reste plus qu’à communiquer au monde extérieur et aux personnes n’ayant pu participer à votre tournoi amical, un résumé de votre animation.

Votre objectif est de résumer mais surtout de dire « hey ho, il s’est passé CA dans ce club ». Vous devez donner envie aux personnes absentes de participer à tout prix à la prochaine édition. Et si vous avez déjà programmé la prochaine édition, n’hésitez pas à communiquer déjà la-dessus.

Mettez en ligne toutes les photos et taguez les participants… Vous pouvez même créer des discussions sous certaines photos afin de continuer l’animation sur Facebook.

Vos joueurs seront fans 😉

Remise des prix Tournoi

Résumons

Vous avez pu découvrir les 9 étapes simples et faciles pour organiser un tournoi amical.

Il s’agit ici d’une liste d’actions à mettre en place. Vous pouvez modifier cette liste afin de l’adapter à votre club mais globalement, en suivant ces 9 étapes, vous mettez beaucoup de chance de votre côté pour organiser un tournoi amical qui cartonne !

Un bon tournoi se prépare avant et parfois, malgré une excellente planification, certaines animations ne fonctionnent pas… C’est le jeu.

Mais n’oubliez pas une chose : si vous mettez de l’énergie et de la passion dans votre club, tous vos clients et vos membres vous le rendront ! 😉

PS : si vous souhaitez avoir un outil qui gère toutes vos inscriptions en ligne, paiement en ligne et liste des participants, demandez une démo de notre solution…

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TAP Loic

Joueur, Coach, Responsable de club... Loic a développé une expertise unique en France et accompagne les dirigeants dans le développement et l'optimisation de leur club.

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