Changer de logiciel peut refroidir certains dirigeants de clubs de sports. Effectivement, tout porte à croire que c’est compliqué et qu’il est plus sage de garder le même.

Depuis quelques années, chez Gestion Sports nous avons eu plusieurs clubs dans cette situation et nous allons vous expliquer comment “changer de logiciel” est une chose délicate mais tout à fait faisable pour votre club.

Mais avant tout, regardons ensemble tous les préjugés existants sur le fait de changer de logiciel dans un club de sport.

Le premier préjugé est de penser que c’est compliqué et ceci est tout à fait logique, car tout laisse à croire que pour transférer une base de donnée d’un outil à un autre, ce n’est pas une affaire facile.

Le second préjugé est de se dire que ça va être très compliqué pour les joueurs car il va falloir leur demander de recréer un compte, avec de nouveaux identifiants… Cela peut les perturber, chose que ne souhaite surtout pas faire un dirigeant.

Le troisième préjugé est celui de la période. Un dirigeant préfèrera changer de logiciel en été (période un peu plus calme dans le club) plutôt qu’en plein milieu de la saison car cela pourrait compliquer l’organisation du club.

Ces préjugés n’existent plus !

Ces différents types de préjugés existaient il y a encore quelques années mais pour le grand bonheur de tout le monde, ne sont plus d’actualité aujourd’hui. Effectivement, à l’époque, changer de logiciel n’était pas envisageable car il n’existait que très peu d’outils ou de solutions de gestion pour club de sports.

De nos jours, chaque outil présente des avantages et des fonctionnalités différentes et ces derniers ont su apporter des solutions concrètes pour effacer complètement ces préjugé sur le changement de logiciel. Et c’est ce que nous allons voir ici.

Préjugé 1 : le transfert d’une base de donnée est compliqué quand on veut changer de logiciel…

Paradoxalement à l’idée que l’on se fait de la base de donnée d’un logiciel de gestion professionnel, si cette dernière est bien conçue, le transfert peut être effectué très rapidement et très facilement. En tant que club, il vous suffira de demander à votre ancien prestataire votre base de données qui vous appartient légalement (idéalement dans un format .csv). Ainsi, après quelques modifications de la part de votre nouveau prestataire, tout peut être mis en ligne.

Ainsi, en seulement quelques heures, votre logiciel Gestion Sports peut se retrouver avec toutes les données de votre outil précédent allant des informations principales des joueurs jusqu’à la date de fin de leur abonnement en passant par le nombre de crédits restant. Tout peut être transféré rapidement.

Attention : notre expérience nous a permis de constater que certaines bases de données étaient bien mieux structurées que d’autres. Si certains logiciels comme Gestion Sports attache énormément d’importance à l’enregistrement de toutes les données de façon optimale et structuré, d’autres logiciels dans le monde du padel n’y attachent visiblement pas beaucoup d’importance.

Une fois votre base de données téléchargée, il ne restera plus qu’une seule action qui est indispensable.

Légalement, un logiciel de gestion ne peut pas connaitre le mot de passe d’un joueur. Tout est crypté. Du coup, la dernière étape sera d’envoyer un email à tous les joueurs pour les informer de la nouveauté. Dans cet email envoyé par Gestion Sports, un lien leur permettra de créer un nouveau mot de passe et les joueurs pourront accéder immédiatement à leur compte.

Ils y retrouveront toutes leurs données, leurs abonnements et leurs crédits.

Préjugé 2 : demander aux joueurs de créer un compte

Créer un compte joueur

Effectivement, tout laisse à penser que lorsqu’un dirigeant de club souhaite changer de logiciel, tout va repartir de zéro et qu’il faudra annoncer aux joueurs de créer un nouveau compte.

Comme nous l’avons vu précédemment, cela n’est pas nécessaire. Le transfert de la base de données permet d’éviter cela. Mais laissez-nous vous montrer que ce préjugé peut être également bénéfique pour votre activité.

Aujourd’hui, Gestion Sports est le seul outil pour les clubs de sports qui offre à ses clients une application 100% personnalisée. Il est peut-être ainsi judicieux de partager un email en annonçant à tous vos joueurs de télécharger la nouvelle application du club ! Cela va transpirer le renouveau, le dynamisme et va monter à vos clients que vous améliorez le club.

Tout le monde télécharge des applications et crée un compte en quelques secondes aujourd’hui. Cela ne dérange pas beaucoup de vos clients.

Si certains dirigeants estimeront qu’en procédant de la sorte, ils perdront les données de pas mal de personnes, nous pouvons répondre à cela par deux questions :

Est-ce que vous utilisiez réellement les données de tous vos joueurs ?
Est-ce que les données de vos joueurs étaient bien à jour ?

Avec un outil comme Gestion Sports, vous avez la garantie que les données de vous joueurs sont tout le temps à jour et comme le signale la loi, un compte de plus de 3 ans qui ne recenses aucune connexion doit être anonymisé.

Préjugé 3 : changer de logiciel en période calme

En fait, cela part d’un désire d’apporter une nouveauté soit en début de saison (en septembre) soit en début d’année, après les vacances de Noël.

Effectivement, cela est une excellente chose, car en tant que dirigeant, vous pouvez annoncer le changement lors d’une période plus calme au club, évitant ainsi les soucis avec la majorité des joueurs. Mais peut-il vraiment y avoir des soucis si vous changez de logiciel en plein mois d’Octobre ?

Gestion Sports possède une fonctionnalité toute simple qui va vous permettre de faire votre bascule quand vous le souhaitez !

Vos joueurs peuvent créer leur compte via votre nouvelle application ou vous pouvez décider de transférer votre base de données sans pour autant que vos joueurs puissent réserver ! Le planning restera fermé, mais vos joueurs pourront cependant acheter des crédits, valider un abonnement, découvrir l’actualité du club et même s’inscrire à vos évènements…

C’est vous qui décidez quand ouvrir le planning. Ainsi, lorsque vous décidez d’ouvrir le planning sur votre application, vous n’aurez qu’à fermer cela de votre ancien outil.

Par exemple, annoncez à vos joueurs qu’à partir de lundi, ils pourront enfin réserver leur terrain avec la nouvelle application !

Pour un logiciel comme Gestion Sports qui travaille avec de grands clubs, le transfert d’un outil vers un autre n’est pas compliqué. Il faut cependant faire une bonne communication en amont pour expliquer le processus ou les changements positifs qui vont avoir lieu.

Lorsqu’il y a un changement, il y a toujours des clients mécontents et d’autres très satisfaits. Mais il faut surtout changer de logiciel parce que vous souhaitez travailler de façon plus professionnelle !